Отдел делопроизводства и работы с обращениями

Отдел делопроизводства и работы с обращениями создан в 2023 году. Основные обязанности сотрудников отдела:

• делопроизводство: приём корреспонденции, оформление приказов по основной деятельности и о служебных командировках;
• контроль исполнения поручений;
• контроль рассмотрения обращений физических и юридических лиц;
• хранение документов в архиве.

Порядок организации деятельности отдела определяется следующими актами и Уставом университета:

• постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан от 12 января 1999 года № 12 «О мерах по укреплению исполнительской дисциплины»;
• постановление Кабинета Министров от 29 марта 1999 года № 140 «Об утверждении нормативных документов по организации делопроизводства и контроля исполнения в органах государственной власти и управления Республики Узбекистан»;
• Порядок организации работы с документами и мониторинга состояния исполнительской дисциплины в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, хозяйственных объединениях, их структурных и территориальных подразделениях (утверждён Премьер-министром Республики Узбекистан 28 августа 2009 года № 11-10);
• Закон от 11 сентября 2017 года № ЗРУ-445 о внесении изменений и дополнений в Закон «Об обращениях физических и юридических лиц»;
• постановление Кабинета Министров от 7 мая 2018 года № 341 об утверждении Типового положения о порядке работы с обращениями физических и юридических лиц в государственных органах, государственных учреждениях и организациях с участием государства;
• постановление Кабинета Министров от 29 декабря 2018 года № 1061 о внесении изменений и дополнений в это Типовое положение;
• указ Президента Республики Узбекистан от 10 февраля 2021 года № УП-6166 о дополнительных мерах по усилению персональной ответственности руководителей органов государственного управления и местных органов исполнительной власти за эффективную организацию исполнения актов законодательства;
• постановление Президента Республики Узбекистан от 31 мая 2021 года № ПП-5132 о дополнительных мерах по обеспечению эффективного функционирования единой межведомственной электронной системы исполнительской дисциплины «ijro.gov.uz».

• контролирует в системе «edo.ijro.uz» своевременное исполнение подразделениями актов законодательства и поручений;
• осуществляет системный контроль за качественным и своевременным выполнением задач, возложенных на университет указами, постановлениями и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, протоколами совещаний, проведённых Президентом и в ходе его визитов, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров;
• контролирует исполнение документов Министерства высшего образования, науки и инноваций (приказов, решений Коллегии, протоколов, совместных постановлений, поручений, писем), в том числе через систему «edo.ijro.uz»;
• контролирует своевременное выполнение приказов ректора структурными подразделениями, центром, техникумами и лицеем при университете, факультетами и кафедрами;
• направляет через систему письма и поручения вышестоящих организаций ответственным исполнителям; оформляет приказы по основной деятельности и о служебных командировках и доводит их до соответствующих подразделений;
• регулярно анализирует состояние исполнения и выносит недостатки и проблемы, требующие срочного решения, на совещания у ректора и на обсуждение Совета университета;
• проводит адресные и тематические проверки в разрезе подразделений, комплексно изучает состояние исполнительской дисциплины и оказывает практическую помощь в устранении недостатков;
• организует и контролирует делопроизводство в подразделениях университета, ведёт учёт зарегистрированных писем и обеспечивает ректора необходимой информацией об исполнении и обращениях;
• регистрирует обращения (заявления, жалобы, предложения) физических и юридических лиц, поступившие непосредственно, а также через Виртуальную приёмную Президента, Виртуальные приёмные Премьер-министра, министерство и другие организации, и доводит их до исполнителей в установленном порядке и сроки;
• контролирует надлежащее и своевременное рассмотрение обращений и направление ответов в установленные сроки, незамедлительно информирует ректора о нарушении сроков или порядка рассмотрения;
• разрабатывает график приёма граждан и представителей юридических лиц руководителями подразделений и ответственными работниками (утверждается ректором) и организует устные приёмы; составляет и координирует график выездных приёмов руководства;
• ведёт еженедельный, ежемесячный, ежеквартальный и годовой анализ рассмотрения обращений, информирует о нём на совещаниях у ректора и на Совете университета, по итогам каждого квартала представляет отчёт в Министерство высшего образования, науки и инноваций;
• проводит системные мероприятия по укреплению исполнительской дисциплины и работы с обращениями, взаимодействует со структурными подразделениями университета;
• по акту принимает в архив и хранит документы подразделений с истёкшим по номенклатуре сроком хранения, а также документы отдела кадров.